Charge de travail des employés : faut l’adapter!
Être « dans le jus », avoir un agenda qui déborde… Des expressions qui rappellent que le monde du travail en demande toujours plus. Un jour, n’importe qui peut céder sous cette pression. Vous craignez les impacts d’une surcharge dans votre équipe, et particulièrement l’épuisement professionnel (burn-out)? Agissez : adaptez la charge de travail tout en maintenant la productivité. C’est possible, et on a même une stratégie pour vous.
Qu’est-ce qu’on entend par « charge de travail »?
La charge de travail est l’ensemble des conditions pour réaliser une activité professionnelle. Elle se mesure entre autres (mais pas seulement) par des critères comme la complexité des tâches ou leur quantité par rapport aux délais alloués et aux ressources disponibles. L’idéal : atteindre l’équilibre entre ces aspects.
Une charge bien gérée permet aux gens de déployer leurs compétences, de relever des défis, de progresser et de se sentir reconnus.
Pourquoi s’attaquer à la surcharge de travail?
Pour les employés, la surcharge, c’est la perception ou le constat d’avoir trop de boulot ou des objectifs trop élevés. Cette impression fait augmenter leur stress ou leur anxiété. À long terme, leur état a des impacts sur leur santé physique et mentale, incluant le moral, la motivation et la concentration. La productivité et, souvent, la qualité des résultats écopent. L’effet se répercute sur le nombre d’accidents de travail, de cas d’épuisement professionnel ainsi que sur l’équilibre travail-famille.
Un piège, c’est de conclure qu’une personne en surcharge gère mal son horaire. En réalité, beaucoup de « bouffe-temps » dépendent peut-être de l’entreprise, comme…
- le fait de ne pas bien préciser un mandat
- l’ajout fréquent de demandes informelles
- le manque d’appui ou de formation pour une tâche
- des outils informatiques désuets, etc.
Chose certaine, une action préventive ou corrective se révèle plus constructive qu’un jugement global sur la gestion du temps.
Comment gérer la charge de travail?
On résume ici une stratégie pour parvenir à de bons résultats. Menez cette démarche avec les employés, ils font partie de la solution!
1. Collectez de l’information
Questionnez vos employés sur les situations où ils se sentent débordés. Commencez par des groupes de discussion par type d’emploi, puis récoltez de l’info lors de rencontres individuelles.
Les avantages de cette consultation s’avèrent multiples :
- En écoutant votre équipe, vous contribuez à la protéger et à réduire le stress de ses membres.
- Vous pourrez mieux comprendre ensemble l’origine du « trop-plein » et les situations à risques.
- Vous recueillerez peut-être des solutions pour améliorer les façons de faire, revoir la charge de travail ou corriger des facteurs qui l’augmentent.
2. Évaluez la capacité réelle
En fonction de l’information collectée, analysez ensemble la capacité réelle. Attention, il faut aller au-delà des données chiffrées et du nombre de dossiers par personne. Pensez surtout au contexte pour les traiter et aux contraintes :
- Au quotidien, les procédures et les outils sont-ils efficaces?
- Les objectifs, les rôles et les responsabilités de chacune et chacun sont-ils clairs et réalistes?
- Les forces individuelles sont-elles bien utilisées?
Au besoin, réévaluez la distribution des tâches les plus critiques et prioritaires (sans pour autant oublier les autres).
3. Adaptez les tâches et restez flexibles
Au besoin, réorganisez le travail en tenant compte…
- des compétences, des préférences et des capacités de vos employés
- des priorités de l’entreprise et des ressources disponibles
- de la gestion du temps, des imprévus et du stress
Gardez de l’ouverture aux ajustements (p. ex. : horaire, travail hybride, adaptation des tâches). La flexibilité est un essentiel.
Continuez à tenir compte de la rétroaction des employés pour apporter d’autres modifications pertinentes ou déléguer des mandats. En retour, donnez souvent du feed-back sur le travail accompli.
Encouragez aussi la collaboration et l’entraide dans l’équipe pour optimiser son efficacité.
4. Aidez-vous d’outils et de ressources
Eh oui, souvent, les défis liés à la charge de travail et à la prévention deviennent assez importants pour les partager avec des spécialistes. Bien des organisations bénéficient de soutien professionnel avec leur assurance collective pour les entreprises. Plusieurs outils sont proposés pour permettre d’ajuster la charge de travail sans compromis sur la performance d’équipe.
Des solutions en santé organisationnelle sont donc disponibles pour vous aider, entre autres par une démarche d’accompagnement, de prévention et de promotion de la santé.
Implanter une culture santé forte dans votre entreprise est d’ailleurs un moyen éprouvé de favoriser le bien-être et l’engagement des employés – et ainsi de prévenir l’épuisement.
5. Adaptez la charge de travail en continu
Assurer une charge adéquate pour chaque membre de votre équipe crée des conditions de travail à la fois humaines et productives. Vous le devinez, ce processus est à reprendre de temps à autre. Mais ça vaut amplement la peine! Non seulement vous garderez le cap comme gestionnaire, mais vous préviendrez surtout bien des maux.
