Garages et concessionnaires : comment prévenir la fraude et le vol

Les types de fraudes et de vols les plus fréquents

Un garage ou un concessionnaire regroupe plusieurs départements, plusieurs équipes, et surtout, beaucoup d’actifs. Véhicules, pièces, données… Tout peut devenir une cible. Voici un survol des menaces les plus fréquentes dans le domaine automobile, avec des exemples concrets pour mieux les prévenir.

Vols de véhicules ou de pièces : un risque bien réel

Chaque année, des véhicules sont volés directement chez des concessionnaires.

Ces vols surviennent souvent entre la préparation et la livraison, quand le véhicule est stationné à l’extérieur avec peu de surveillance.

Certains malfaiteurs vont jusqu’à utiliser la plaque d’un client pour circuler avec un véhicule volé.

Gare aux copies de clés électroniques! Rangez les clés dans un boîtier qui bloque les ondes.

Les vols de pièces ou d’accessoires sont aussi fréquents, surtout quand l’inventaire est élevé ou que les espaces de rangement sont accessibles à plusieurs employés.

Paiements frauduleux et fausses réclamations : des fraudes parfois difficiles à détecter

Les tentatives de fraude financière sont nombreuses dans le secteur automobile.

Par exemple, certains fraudeurs réussissent à faire encaisser des chèques contrefaits ou à se faire livrer un véhicule en utilisant des identités fictives.

D’autres manipulent une réclamation d’assurance pour faire gonfler les montants obtenus, ou se font passer pour un fournisseur légitime pour faire payer une fausse facture.

Dans tous les cas, une validation rigoureuse des paiements, des identités et des documents est essentielle pour limiter les risques.

Quand la menace vient de l’intérieur

La majorité des employés sont dignes de confiance, mais il suffit d’un seul geste pour nuire à l’entreprise.

Certains employés profitent de leur accès pour subtiliser des pièces, détourner de l’argent comptant ou inscrire du temps de travail fictif.

Ces pertes peuvent sembler mineures au départ, mais elles s’accumulent vite. Mettre en place des mécanismes de suivi, comme des contrôles croisés ou des inventaires réguliers, peut aider à prévenir les abus.

Cyberfraudes : des attaques de plus en plus ciblées

Avec la numérisation des opérations, les cyberattaques sont en forte hausse.

Les courriels d’hameçonnage sont de plus en plus crédibles. Il n’est pas rare de voir un message, prétendument envoyé par le président, demander un virement urgent ou le paiement d’une facture inhabituelle.

D’autres attaques, comme les rançongiciels, peuvent bloquer tous les systèmes informatiques jusqu’à ce qu’une somme soit versée. Une base de données clients mal protégée peut aussi être piratée, exposant des renseignements sensibles.

La sensibilisation des équipes et la mise à jour constante des protections numériques deviennent essentielles.

Prévention contre le vol de véhicules: des mesures solides et bien rodées

Les vols de véhicules peuvent entraîner des pertes financières importantes, sans compter les impacts sur les opérations et la réputation. Heureusement, plusieurs pratiques permettent de réduire ces risques. Voici un aperçu des mesures mises en place par certaines concessions pour protéger leur parc automobile.

Sécuriser les lieux, à toute heure

La surveillance débute à l’extérieur. Des caméras couvrent 100 % du terrain, incluant l’aire de vente, les ateliers et les stationnements. Les images sont enregistrées pour consultation en cas de doute.

En dehors des heures d’ouverture, des agents de sécurité peuvent intervenir dès qu’un intrus est détecté dans la cour. De plus, tous les véhicules sont stationnés à l’intérieur d’un périmètre clôturé ou protégé par des bollards ou des roches, selon l’emplacement.

Les véhicules rares ou de grande valeur sont placés à l’intérieur. Les modèles plus ciblés par les voleurs sont enclavés ou équipés d’un verrou de volant. Certains éléments du système de démarrage sont aussi retirés ou désactivés. Plusieurs véhicules sont munis d’un système de repérage reconnu ou d’un protecteur OBD.

Protéger les clés, à chaque étape

Les clés ne sont jamais laissées sans surveillance. Elles sont rangées dans des panneaux sécurisés, non accessibles aux clients. Ces panneaux sont aussi protégés contre les ondes.

Chaque essai routier est encadré par une conseillère ou un conseiller. Les clés sont alors placées dans une pochette de type Faraday pour bloquer tout signal. De retour, elles sont systématiquement remises à leur place. Un système de gestion avec code PIN permet d’identifier qui détient une clé à tout moment.

Cette rigueur s’applique aussi aux manipulations courantes : préparation, réorganisation du terrain ou déneigement. Chaque fois, les clés sont suivies et replacées rapidement.

Vérifier l’identité et garder une trace

L’étape de la vente est aussi critique. Avant la signature d’un contrat, l’identité des clients est validée à l’aide d’au moins deux pièces officielles. Cette vérification permet de déceler les tentatives d’usurpation ou d’achat frauduleux.

Tous les véhicules reçus font l’objet d’un rapport Carfax (Cet hyperlien s'ouvrira dans un nouvel onglet), pour s’assurer de leur historique et détecter toute irrégularité. L’inventaire est aussi revu tous les mois pour repérer rapidement tout écart.

La rigueur au quotidien

La meilleure protection reste souvent la vigilance des équipes. C’est pourquoi certaines concessions mettent en place une liste de vérification à suivre par le personnel. Cette routine simple permet de s’assurer que les gestes de sécurité sont bien intégrés au quotidien.

Prévention de la fraude : rigueur et vigilance à tous les niveaux

La fraude peut prendre plusieurs formes : paiement douteux, vol d’identité, tentative de transfert non autorisé ou manipulation de documents. Pour se protéger, plusieurs concessionnaires ont renforcé leurs pratiques de contrôle.

Vérifier les paiements, sans exception

Les chèques certifiés et les traites bancaires sont systématiquement vérifiés avant d’être acceptés. Cette étape permet d’éviter les faux documents ou les fonds non disponibles.

De plus, toutes les opérations financières importantes (comme les transferts ou les décaissements de plus de 10 000 $) nécessitent l’autorisation d’au moins 2 personnes. Ce double regard réduit les risques d’erreur ou de fraude interne.

Confirmer l’identité des clients, du début à la fin

La validation de l’identité est une étape essentielle du processus de vente. Deux pièces d’identité officielles sont exigées. Le nom, l’adresse, la photo, la date de naissance et les signatures sont comparés aux documents de vente.

Cette vérification est aussi faite au moment de la livraison, directement par une ou un membre de l’équipe. Elle permet de confirmer que le bon véhicule est remis à la bonne personne, et d’éviter les usurpations.

Les équipes sont également avisées d’être encore plus vigilantes dans certaines situations :

• achat rapide, sans négociation
• demande de livraison à distance
• achat en ligne, sans visite physique
• refus de fournir des pièces d’identité
• absence d’essai routier

Ces comportements, même isolés, peuvent indiquer une tentative de fraude.

Former les équipes à reconnaître les signaux d’alerte

Les fraudes ne sont pas toujours évidentes. C’est pourquoi les employés reçoivent une formation sur les principales méthodes d’hameçonnage, notamment par courriel.

Les messages qui semblent venir d’une ou d’un propriétaire, demandant un paiement ou un accès urgent, doivent toujours être vérifiés par un autre moyen. Cette vigilance permet d’éviter les transferts vers des comptes frauduleux.

Enfin, les antécédents judiciaires des nouveaux employés sont vérifiés lors de l’embauche. Assurez-vous que la personne n’a pas de dossier pouvant compromettre la sécurité des opérations.

Prévention contre les cyberattaques : l’assurance à la rescousse

Une assurance contre les cyberattaques peut jouer un rôle clé pour protéger votre organisation.

Il est important de vérifier si vos protections :

• couvrent les cyberattaques
• sont à jour selon vos besoins réels
• tiennent compte de vos risques actuels

Et l’assurance dans tout ça?

Est-ce que le contrat de base de votre assurance entreprises vous protège en pareilles circonstances? Pas nécessairement! Pour cela, il faut vérifier auprès de votre assureur si votre entreprise est protégée contre le vol de biens, la fraude (interne et externe) et les cyberrisques. Il pourra aussi vous préciser les montants couverts, la franchise et les exclusions.