Préparez les vacances d’été avec vos employés
Plein air, soleil, paresse au bord de l’eau… On a deviné, vous rêvez aux vacances d’été. À mesure qu’elles se rapprochent, vos employés font d’ailleurs la même chose. Et tout le monde souhaite bien sûr décrocher sans affronter une tornade de travail au retour. Avouons-le, ces attentes deviennent dures à combler quand on s’y prend à la dernière minute.
Que diriez-vous d’épauler les membres de votre équipe pour mieux préparer cette période? On a réuni des trucs pour planifier leurs absences et les aider à profiter des congés.
Vitales, les vacances!
Bon nombre de recherches l’affirment : les congés nous rechargent sur les plans physique et mental. Bien organisés, ils contribuent à réduire le stress, l’anxiété et le surmenage qui mènent à l’épuisement professionnel et à l’absentéisme. Wow!
Pourtant, à en croire un sondage d’Expedia, 45 % des Canadiens n’auraient pas utilisé tous leurs congés en 2022 (Cet hyperlien s'ouvrira dans un nouvel onglet). On pourrait supposer que moins une équipe vide sa « banque » de jours, plus elle se montre productive… Fausse piste. Le temps passé à l’écart du travail nous repose, nous éclaircit les idées et nous éloigne du stress. Autrement dit, la plupart des gens deviennent plus efficaces après une pause bien réussie.
Il existerait aussi un lien entre le fait de prendre ses vacances et la satisfaction au boulot. Les personnes en poste qui utilisent la plupart (ou tous) leurs congés auraient en effet plus tendance à apprécier leur emploi – une autre bonne raison pour inciter les membres de votre équipe à prévoir cette pause bienfaisante à leur calendrier.
Comment aider vos employés d’ici les vacances
Une bonne planif, voilà la base pour que l’absence des uns ne fasse pas le malheur des autres! Avec quelques mesures préventives, les vacances se passeront mieux.
Un calendrier commun
Au moins 3 mois à l’avance, créez un calendrier partagé où chaque membre de l’équipe indiquera les dates des congés souhaités. Vous pourrez ainsi voir les risques pour le bon roulement de vos activités. Par exemple, deux techniciennes au travail semblable devront peut-être se relayer plutôt que de s’absenter en même temps.
Avant de confirmer l’horaire des vacances, basez-vous sur une politique claire, connue et qui reflète vos valeurs. Fonctionnez-vous par ancienneté, selon les préférences de chaque collègue ou encore avec une autre méthode? L’idéal consiste à garder une formule souple qui pénalise le moins de personnes possible – et pas toujours les mêmes.
Au fait, des étudiants ou des stagiaires viennent parfois vous assister? Prévoyez aussi leurs besoins de repos.
Des rencontres préparatoires pour mieux s’organiser
- Renseignez-vous auprès de vos employés: quels sont leurs projets en cours, leur degré d’urgence et leurs échéances (si ça s’applique à votre entreprise)? Quelles tâches pourraient attendre leur retour de vacances?
- Discutez avec eux d’une solution pour leur remplacement et du transfert de connaissances. À qui pourraient-ils déléguer les tâches prioritaires?
- Invitez les membres de votre équipe à bien renseigner, lors d’une rencontre et sur une liste, celui ou celle qui prendra le relais dans leurs dossiers. Ça allégera d’ailleurs leur esprit avant de partir!
- Vérifiez auprès d’eux où se trouvent l’information et les coordonnées susceptibles de servir en leur absence.
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Au besoin, créez-vous un tableau pour regrouper les projets, les échéances, les responsables et les autres détails à garder en vue. Bien des outils pourraient vous aider, comme Trello (Cet hyperlien s'ouvrira dans un nouvel onglet), Asana (Cet hyperlien s'ouvrira dans un nouvel onglet), Excel, etc.
- Prévoyez des suivis auprès des collègues remplaçants pour vous assurer que les tâches se poursuivent et que la charge de travail reste raisonnable.
Un soupçon de polyvalence
Quand les employés développent une certaine polyvalence, remplacer ceux qui partent en vacances devient plus simple.
Le partage de savoir-faire et les formations permettent d’élargir cet éventail de compétences dans l’équipe. Des procédures bien conçues et mises à jour faciliteront aussi la poursuite de vos activités. Prévoyez le coup!
Une liste à cocher avant le départ en vacances
D’ici le jour J, il reste toujours des détails à régler. Pourquoi ne pas préparer un aide-mémoire? En le suivant, votre monde augmente ses chances de partir avec un sentiment du devoir accompli.
Cette liste pourrait par exemple rappeler à vos employés…
- de partager à l’avance leurs dates de vacances à leurs collègues et collaborateurs
- de remettre à leurs pairs ce dont ils pourraient avoir besoin après le départ : la clé d’un classeur, les coordonnées d’un fournisseur, etc.
- de programmer un message d’absence pour leur boîte courriel (et de l’activer!) ou pour leur téléphone
Ces messages doivent idéalement préciser le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence.
Conseils pour que tout le monde puisse décrocher
S’organiser avant le départ, c’est bien, mais tout le monde doit aussi savoir lâcher prise et se préparer à changer de rythme.
Avant de quitter le bureau pour plusieurs jours, vous comme votre équipe gagnez à adopter ces bonnes pratiques :
- Écourter sa dernière journée avant les vacances – l’idéal consiste à s’organiser un départ sans stress. Au lieu de travailler à un projet jusqu’à la dernière minute (avec la crainte de ne pas le finir à temps), terminer en épurant sa boîte de courriels, par exemple, nous laisse dans un meilleur état d’esprit.
- Planifier son retour au bureau avant de partir (telle une rencontre pour se remettre dans le bain, une liste de tâches en attente…) – attention quand même de ne pas surcharger l’agenda! Ça va à l’encontre d’une reprise en douceur.
- Se déconnecter et encourager tout le monde à le faire – ça implique de désactiver les notifications sur son téléphone, en particulier celles des applis liées au travail. Chaque message lu en vacances a un impact sur la capacité à tirer le meilleur de ses congés.
- Prendre le temps de souhaiter de belles vacances à tout le monde.
- Profiter de chaque moment, dernière journée incluse – autrement dit, attendre le retour pour éplucher ses courriels ou amorcer certaines activités. Tout le monde mérite de vraies vacances!
Les vacances : pas seulement pour les autres…
Vous avez consulté vos troupes et organisé ensemble un plan de match et la relève pendant les absences? Bien joué. Et puisque vous avez su écouter les membres de votre équipe, ils seront plus portés à collaborer pour que tout marche comme prévu.
À votre tour maintenant de vous centrer sur vos vacances estivales. Servez d’inspiration à vos employés. Si vous parvenez vraiment à profiter de ces moments pour vous détendre, vous prouverez par l’exemple que cette pause est indispensable pour la santé comme pour la productivité.
